È sempre più comune la sensazione che il tempo non sia mai abbastanza per fare tutto, o che per svolgere un’attività si stia togliendo del tempo ad un’altra. Riuscire a portare a termine tutti gli obiettivi prefissati per una giornata non è così semplice, e soprattutto se si lavora come liberi professionisti concedersi del tempo libero non sembra mai essere un’opzione considerabile. 

In queste situazioni, sviluppare il time management risulta fondamentale così nella vita quotidiana come nell’ambito lavorativo, ma soprattutto per riuscire a far conciliare le due cose senza che l’una sottragga tempo all’altra. 

Time Management: cos’è

Con time management si intende semplicemente la capacità di gestione del tempo, applicabile in qualsiasi aspetto della nostra vita, ma in particolar modo sul lavoro. Infatti, in questo ambito questa è considerata una competenza trasversale (soft skilI) molto importante e utile per garantire livelli maggiori in termini di produttività e di soddisfazione personale.

Ma in cosa consiste, esattamente? Il time management è focalizzato sulla pianificazione della distribuzione del tempo che una persona ha a disposizione al fine di portare a compimento tutti i compiti e le attività che deve realizzare. L’obiettivo finale è il raggiungimento di determinati scopi, e con l’applicazione di strategie per la gestione del tempo può essere ottenuto con un aumento considerevole dell’efficacia e una grande riduzione della quantità di tempo impiegata. 

Secondo recenti studi, la soglia di attenzione media è di 9 secondi, complici anche le molte fonti di distrazione che tutti noi abbiamo a portata di mano. Ecco che, di fronte a dati come questi, risulta fondamentale lavorare al miglioramento del proprio time management in modo anche da ridurre il livello di distrazione. 

Sono diversi i metodi e gli strumenti che possono essere impiegati per attuare strategie vincenti in questo senso, che possano garantire una gestione del tempo ottimale e la sensazione di riuscire a portare a termine tutto nell’arco di una giornata. 

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Metodi per migliorare il time management

Ne esistono diversi e ognuno di essi è più indicato a diversi tipi di persone in base alle attitudini, ma i principali metodi per la gestione del tempo sono: 

• Tecnica del pomodoro
• Principio di Pareto
• Metodo ABC 

Tecnica del pomodoro

Tra le più famose, è la tecnica che consiste nella suddivisione del tempo in blocchi detti pomodori a causa della tipica forma del timer da cucina. La tecnica del pomodoro standard prevede di lavorare per 25 minuti di fila senza distrazione, per poi prendersi una pausa di 5 minuti e ricominciare, ripetendo il ciclo per quattro blocchi. Alla fine dell’ultimo ci si concede una pausa più lunga di 30 minuti. 

Durante i break è importante alzarsi per riattivare la circolazione, bere dell’acqua e prendere aria: non solo fa bene, ma aiuta anche a superare situazioni di blocco. Pensiamo per esempio a quando si fa un puzzle e non si riesce proprio a trovare quel determinato tassello: dopo una piccola pausa ed essersi allontanati, ecco che ci salta subito all’occhio. 

Principio di Pareto

Il principio di Pareto è anche conosciuto come la regola 80/20. Come possiamo intuire dal nome, questo principio ci dice che è possibile ottenere l’80% dei risultati completando il 20% delle attività. 

In poche parole, prevede di prestare massima concentrazione alle attività che portano i maggiori risultati, rimandando o eliminando quelle che, invece, non contano molto sul bilancio finale. 

Metodo ABC

Simile è il concetto del metodo ABC, una tecnica di time management che consiste nella suddivisione dei compiti da portare a termine in base alla loro priorità. Se sono A i compiti di priorità massima, saranno B quelli con priorità media e C quelli del tutto o quasi inutili per lo scopo, da rilegare a un momento di tempo vuoto e non utile per scopi più importanti. 

Questo metodo rispecchia abbastanza il classico modo di dire “prima il dovere, poi il piacere”, anche se basa le attività solo sui risultati che possono apportare, e non al grado di piacevolezza che si prova svolgendole. 

Strategie per migliorare il time management: alcuni consigli

A prescindere dal metodo seguito, è possibile agevolare il processo di miglioramento e ottimizzare l’uso del proprio tempo con dei piccoli e semplici accorgimenti. Alcuni possono sembrare i classici consigli troppo semplici,, ma è la costanza nell’applicarli che rende questi gesti davvero efficaci, non la loro complessità. Ecco alcuni consigli per migliorare il time management: 

• Svegliarsi prima 
• Pianificare la propria giornata
• Creare una postazione 
• Prendersi delle pause
• Imparare a delegare

Svegliarsi prima

Sembrerà banale, ma svegliandosi prima la giornata dura di più e c’è il tempo per fare molte più attività. Inoltre, è dimostrato che creare una routine mattutina contribuisca all’aumento di produttività e di energie: iniziare la giornata presto e con una colazione ben bilanciata può permetterti di proseguire con le attività da svolgere molto più carico, e impiegarci meno di quanto non facessi prima. 

È importante anche trovare il tempo per tenersi in forma: l’attività fisica aiuta molto a tenere alta la concentrazione, e bastano 30 minuti al giorno -possibilmente di mattina- per notarne i benefici.

Pianificare la propria giornata

L’organizzazione è un punto cardine del time management: scrivere nero su bianco cosa c’è da fare è fondamentale per avere sempre sott’occhio quali sono le priorità e quali le prossime mosse. Ritrovarsi a dover scegliere come andare avanti sul momento, infatti, causa un senso di smarrimento, e di conseguenza fa abbassare il livello di motivazione. Sapere già dove si deve andare, invece, aumenta la produttività. Esistono diversi planner, strutturati in modo diverso in base al tipo di pianificazione necessaria per ognuno, ma ci sono anche applicazioni da scaricare sul cellulare. In alternativa è risaputo anche che scrivere a mano aiuti a memorizzare meglio e a focalizzare l’attenzione.

Creare una postazione 

Un altro punto importante è creare uno spazio dedicato solo allo studio/lavoro, in modo da separare gli ambienti: in questo modo il tuo cervello associa che in quel punto si lavora e basta. Ecco perché bisogna anche cercare di limitare le distrazioni: se il cellulare non è utile come strumento professionale, per esempio, tienilo a distanza dalla postazione di lavoro. 

Fondamentale è mantenere la zona ordinata: il caos manda in confusione, mentre lavorare nell’ordine ti permette di mantenere la concentrazione più a lungo. 

Prendersi delle pause

Come abbiamo visto con la tecnica del pomodoro, prendersi delle pause non è solo giusto, ma anche efficace ai fini della produttività. Anche se in quel momento ti sembra di “perdere tempo”, infatti, in realtà stai dando l’opportunità alla tua mente di riposare un attimo, per poi essere in grado di ripartire con più focus ed energia. Inoltre, è stato dimostrato come alzarsi per qualche minuto dopo un periodo in cui si è stati a sedere permetta la corretta ossigenazione del cervello, che avviene solo grazie alla respirazione profonda, attività che non svolgiamo adeguatamente quando siamo seduti. 

Imparare a delegare

Spesso l’accumulo di attività da svolgere e lo stress conseguente è qualcosa che ci auto-infliggiamo, credendo di dover fare tutto da soli pur di valere davvero qualcosa e non essere reputati incapaci. In realtà è più che giusto saper riconoscere di aver bisogno di aiuto e delegare ciò che è possibile affidare ad altre persone, magari anche più competenti di noi in quello specifico campo. 

In questo modo si riesce ad ottenere del tempo libero extra da utilizzare a proprio piacimento: per lo svolgimento di attività che altrimenti non riusciremmo a portare a termine o per il ritrovamento di hobby e passatempi. Imparare a delegare non è così facile, ma nel momento in cui si fa ci si rende conto che quel benessere personale ottenuto è fondamentale per gestire meglio il proprio tempo e anche per aumentare il livello di produttività nelle nostre attività lavorative. Quando si è più sereni, infatti, si lavora meglio e con più volontà.