Il termine Kanban Agile (dove Kan è “visuale” e Ban  può essere tradotto come “insegna”) identifica un metodo di gestione dei flussi di lavoro basato sulla comunicazione in real time e sulla possibilità di rendere visibili a tutti i processi che si stanno svolgendo. Viene data, quindi, molta importanza sia alla trasparenza del lavoro, sia alla componente visuale attraverso l’utilizzo di appositi tool.

Il Kanban è un metodo che è legato alla metodologia Agile e che, anche se è sempre più diffuso nelle organizzazioni, risale alla produzione just in time (JIT) adottata negli anni ’50 dalla Toyota per evitare la sovrapproduzione. Infatti, fu proprio dagli stabilimenti della famosa casa automobilistica giapponese che questo approccio si è diffuso in tutto il Mondo dopo aver in parte contribuito a rilanciare l’economia del Sol Levante dopo il secondo conflitto mondiale.

Oggi, per avere successo in uno scenario sempre più competitivo e a livello globale, è importante capire che cos’è il kanban agile e come integrarlo nella propria azienda. 

Per farlo, però, è necessario avere le competenze giuste: per questo, il corso di innovation design è ideale per coloro che vogliono capire come introdurre nuovi metodi e dinamiche per migliorare i processi aziendali.

Kanban: come nasce e a cosa serve

Come accennato in precedenza, il metodo Kanban nasce in Giappone per rispondere alla necessità di una migliore gestione dei processi produttivi della Toyota. Infatti, l’azienda di automotive voleva ridurre gli sprechi che erano causati da un non corretto allineamento tra produzione e domanda. Tagliare i costi, velocizzare la produzione e adottare il just in time era quindi importante per acquisire e mantenere il vantaggio competitivo, soprattutto in uno scenario come quello post-bellico.

Taiichi Ohno realizzò il metodo Kanban prendendo spunto dalla gestione delle attività che venivano operate dai supermercati americani. Tutto il processo, sia nei punti vendita che nella supply chain, veniva gestito in maniera rapida ed efficiente. Nei negozi, infatti, i clienti prendevano il prodotto dagli scaffali, lo mettevano nel carrello e lo portavano alla cassa dove veniva scansionato tramite un lettore di codice a barre.

Grazie all’utilizzo di un sistema di corrispondenza dei codici e alla digitalizzazione dei processi, il magazzino analizzava il venduto e inviava direttamente l’ordine ai fornitori per l’approvvigionamento. Questo sistema permetteva di avere sempre la merce disponibile nel punto vendita e di soddisfare i consumatori.

Grazie al metodo kanban, quindi, che punta al sistema di condivisione delle informazioni e alla possibilità di seguire ogni processo in tempo reale, ogni azienda può gestire la produzione in modo efficiente.

3 principi del metodo Kanban

In molti documenti e manuali dedicati al Kanban si riscontrano quelli che sono 3 pilastri di questa metodologia.

Adottare il metodo Kanban vuol dire puntare alla sostenibilità, cioè saper ottimizzare al meglio i carichi di lavoro, in termini di volume e di stress, ma anche avere uno spiccato orientamento al cliente e alla fornitura di un servizio che costituisca davvero un valore aggiunto. Inoltre, il Kanban significa anche guardare all’orizzonte e proiettare l’attività aziendale nel futuro.

Conoscerli è importante anche per diffondere questo approccio a tutti i livelli dell’organizzazione: infatti, solamente se sia il management, se sia il personale operativo è consapevole di questo modo di gestire i processi, l’approccio Agile potrà essere utile per apportare miglioramenti al proprio business.

Nella realtà, questo si traduce nella ricerca di un miglioramento continuo (Kaizen) e nella capacità di ridurre sprechi di tempo e risorse, grazie anche alla possibilità di suddividere i processi in task e di renderli visibili e tracciabili da tutti coloro che operano in un’organizzazione.

Il metodo Kanban Agile è sempre efficace?

Il metodo Kanban è sicuramente utile e versatile e, oggi, grazie alle innovazioni tecnologiche, è possibile utilizzare numerosi tool per semplificare e rendere più intuitiva la sua applicazione. Tuttavia, come ogni approccio, ha sicuramente alcuni limiti. Alcuni, ad esempio, si evidenziano quando si tratta di attività per le quali si registra un’elevata volatilità della domanda. Continui cambiamenti, variazioni ed eventuali azioni di correzione potrebbero rallentare i processi. Così come il kanban potrebbe non essere adatto a differenti politiche adottate da alcuni fornitori.

Metodologia Agile: che cos’è e perché può essere utile

Se il metodo kanban ha radici che risalgono a oltre 50 anni, la metodologia Agile è invece piuttosto recente e racchiude tecniche e prassi che permettono di gestire al meglio processi e progetti, aggiungendo un tocco di flessibilità e la possibilità di ottimizzare i flussi di lavoro.

Soprattutto all’inizio, ovvero nei primi anni del 2000, la metodologia Agile era appannaggio quasi esclusivo delle aziende che si occupavano di programmazione e di sviluppo software. In realtà, dal mondo tech, questo approccio si è diffuso in tantissimi settori perché, al di là della tipologia di business, si tratta di un metodo che consente di migliorare la gestione di progetti molto diversi tra loro.

La caratteristica del sistema Agile è quella di abbandonare la linearità e la schematizzazione di processi e dinamiche, per puntare su un lavoro rapido ed efficiente e sulla possibilità di adottare cambiamenti in corso d’opera.

Adottare il metodo Agile richiede comunque la capacità di adattarsi ai cambiamenti: coloro che per primi l’hanno adottato, hanno creato anche un Manifesto, che descrive come fare per portare queste pratiche e queste tecniche innovative nella propria organizzazione e soddisfare così i clienti.

I principi del metodo Agile sono 12 e rappresentano delle vere e proprie linee guida.

1. Far sì che il cliente abbia sempre soluzioni e strumenti innovativi e in modo continuato nel tempo;
2. Avere la capacità di accogliere i cambiamenti in ogni fase del progetto, anche negli step finali;
3. Riuscire a lavorare secondo le scadenze previste e anche in temi rapidi;
4. Saper lavorare e gestire un team per tutta la durata del progetto;
5. Trovare formule e modalità di lavoro che possano portare ad avere un gruppo motivato ed efficiente;
6. Comunicare in modo chiaro, semplice e trasparente con tutti;
7. Utilizzare tools e software per misurare i progressi fatti e gli obiettivi raggiunti;
8. Promuovere l’innovazione sostenibile.
9. Riuscire a coniugare eccellenza tecnica con ottime capacità di progettazione;
10. Riuscire a ottimizzare i vari processi;
11. Puntare sulla totale autonomia decisionale del team;
12. Favorire l’interazione tra i membri dei vari team per portare avanti i progetti e per condividere i principi del metodo Agile.

Kanban Agile: le differenze ci sono con altri approcci

Il metodo Agile adotta due diversi approcci, uno detto Scrum e l’altro, appunto Kanban. In quest’ultimo, ad esempio, non è prevista la presenza degli sprint, ovvero presentazioni del progetto, ma si lavora secondo un processo di sviluppo continuo. 

A livello visivo, questo si traduce in colonne in cui inserire i vari task, secondo le loro caratteristiche e lo stato di avanzamento che però hanno un limite. Questo vuol dire che, quando ogni volta che uno spazio viene liberato, solo allora è il momento giusto per aggiungere un altro elemento.  Questo procedimento viene chiamato Pull.

L’assunto di base, e quello che distingue il metodo Kanban dagli altri approcci, è la maggiore autonomia e la flessibilità, insieme alla maggiore comprensibilità anche da parte di chi è esterno all’azienda.Senza dimenticare che, mentre nel Kanban l’orientamento è ai risultati, Scrum propone invece un approccio che punta a rispettare delle tempistiche ben precise.

In ogni caso, è difficile dire quale metodologia Agile sia migliore rispetto a un’altra. Infatti, ogni approccio presenta diversi pro e contro che possono essere gestiti in base alle proprie esigenze e agli obiettivi di business. La cosa più importante è sapere che adottare un metodo Agile, vuol dire anche saper capire quando attuare i cambiamenti, anche modificando decisioni che erano state prese in precedenza.

Per questo, per imparare a gestire i progetti tramite kanban è importante non solo fare pratica sul campo, ma studiare, leggere e confrontarsi con altre realtà. Applicare un framework vuol dire anche capire quali sono i punti di forza e di debolezza ed essere pronti a capire cosa si può fare per migliorare e innovare i processi aziendali.