La comunicazione aziendale per qualunque società, anche se di piccole o medie dimensioni, è oggi più che mai fondamentale. Una strategia comunicativa di successo, infatti, aiuta l’azienda ad avere controllo sull’impatto che ha sul mondo esterno ma anche su come viene percepita dai propri stessi dipendenti. Ma cosa si intende per comunicazione aziendale? Come viene sviluppata? E soprattutto, come monitorare i suoi risultati? 

Cosa si intende per comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale è un termine utilizzato per identificare tutte le attività riguardanti le operazioni di comunicazione condotte da un’azienda. Queste possono essere interne o esterne. Più nel dettaglio: 

• le attività interne riguardano le operazioni che vengono fatte nei confronti dei dipendenti attraverso le quali questi ultimi vengono informati, ascoltati e coinvolti attivamente nella vita dell’azienda;
• le attività esterne riguardano, invece, tutte le operazioni di comunicazione con enti esterni come partner commerciali, clienti o mass media (giornali, televisioni o radio). 

Gli obiettivi principali della comunicazione aziendale vertono quindi alla creazione di un alto grado di coesione e trasparenza all’interno dell’azienda. Ma non solo. Questa, infatti, serve a dar vita ad un’immagine aziendale adeguata e coerente, così da garantire l’inserimento dell’azienda stessa all’interno del proprio mercato di riferimento.

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Come creare una solida strategia di comunicazione aziendale

Per creare una solida strategia di comunicazione aziendale è necessario che quest’ultima sia, come prima cosa, coerente in tutti i suoi canali. Deve essere in grado di circoscrivere il proprio pubblico, di definire gli obiettivi dell’azienda e di rendere chiari i messaggi chiave che vogliono essere trasmessi. 

Come secondo punto, è importante rappresentare nel modo più fedele possibile la situazione interna ed esterna dell’azienda e, soprattutto, del mercato di riferimento. Vendersi sempre e comunque come una società solida, ben strutturata e forte dal punto di vista economico, anche se non lo si è, non è una strategia vincente. Bisogna sempre descrivere chi veramente è l’azienda. 

Terzo punto per perseguire un’adeguata strategia di comunicazione aziendale è la capacità di ascolto. Questa deve essere applicata tanto nei confronti dei propri dipendenti, al fine di agevolare il loro inserimento all’interno della realtà dell’azienda, quanto degli input provenienti dall’esterno, da cui è importante prendere spunto per migliorare. 

Come misurare i risultati della propria strategia comunicativa

I principali strumenti a cui si fa riferimento per misurare i risultati di una strategia comunicativa sono i KPI. Più comunemente noti come Key Performance Indicator, questi non sono altro che indicatori chiave di prestazione utili a raccogliere dati concreti sul rendimento di una strategia. 

Come prima cosa è bene sapere che i KPI possono essere suddivisi in quattro categorie: indicatori di quantità, indicatori di costo, indicatori di qualità e indicatori di tempo. Inoltre, si dividono in: 

• KPI di alto livello: valutano l’andamento complessivo di un business;
• KPI di basso livello: analizzare il rendimento di un singolo reparto. 

Un’ulteriore divisione è costituita tra i KPI che utilizzano dati raccolti dal passato, definiti consultivi, e i KPI che invece prendono in considerazione tutte le variazioni future, definiti predittivi. 

Spesso quando si parla di KPI si tende erroneamente a pensare che utilizzarne molti sia sinonimo di qualità: questo è assolutamente sbagliato. L’utilizzo di una quantità eccessiva di KPI renderà la loro valutazione più complessa, aumentando il margine d’errore. La scelta migliore rimane quella di utilizzare esclusivamente i KPI più adatti alla propria situazione dell’azienda senza strafare.

Comunicazione aziendale: cosa cambiare se i risultati non sono soddisfacenti

Non sempre la comunicazione aziendale porta ai risultati sperati, tanto più quando la strategia messa in atto non è in linea con l’azienda stessa. Ecco perché, in questo caso, è opportuno applicare una serie di accorgimenti:

• condividere le informazioni e la conoscenza tra i vari membri: questo è un processo che permette di aumentare l’efficienza della comunicazione, soprattutto nei casi in cui la distanza fisica tra diverse filiali impedisce modalità di confronto personali; 
• realizzare sondaggi interni: attraverso questi è possibile raccogliere dati su un vasto numero di dipendenti, capendo ad esempio i loro bisogni e le loro esigenze; 
• possedere strumenti digitali adeguati: per rendere il più efficiente possibile la comunicazione aziendale è necessario che l’azienda stessa abbia strumenti digitali utili a semplificare la comunicazione e facilitare l’allineamento tra i collaboratori, riducendo ad esempio le occasioni di conflitto. Ovviamente, è bene ricordare che gli strumenti digitali utilizzati devono essere scelti e progettati su misura per le necessità e le caratteristiche dell’azienda. 
• utilizzare piattaforme di videoconferenza: ultimo tra gli accorgimenti, questo consente di ridurre gli scambi di e-mail e di colmare le distanze geografiche tra le diverse sedi e luoghi di lavoro, ottimizzando i processi interni. I video, infatti, costituiscono un ottimo strumento per facilitare la comunicazione e diffondere un’idea di coesione tra tutti i componenti del team aziendale. 

Utilizzando questi accorgimenti è quindi possibile migliorare la qualità del lavoro dei propri dipendenti e dunque la produttività dell’azienda. A sua volta questa permetterà il raggiungimento di risultati più soddisfacenti all’interno del proprio mercato di riferimento.