Come lavorare per obiettivi e implementare gli OKR in azienda

Introduzione

Il termine OKR ( Objectives and Key Results ) indica un framework innovativo per la gestione e la valutazione delle attività aziendali. Il modello tradizionale incentrato sulle performance individuali fini a sé stesse non regge più il confronto con le problematiche dello scenario lavorativo contemporaneo. Ecco perché molte aziende hanno adottato una metodologia che privilegia la condivisione dei risultati chiave e degli obiettivi. Questo sistema gestionale apporta benefici ad ogni reparto ed è particolarmente indicato per le organizzazioni prodotto centriche. La programmazione degli obiettivi e il monitoraggio dei risultati sono due elementi fondamentali per conseguire un vantaggio sulla concorrenza. Gli OKR agevolano l’introduzione di questa pianificazione strategica e allineano tutti i team aziendali. Non contano le dimensioni perché questi strumenti si adattano a qualsiasi tipo di organizzazione a prescindere dalla loro struttura. Scopriamo cos’è, come funzionano, quali benefici apporta e come possono essere implementati.

Cos’è 

Il modello noto come Objectives and Key Results è stato concepito per rinnovare il metodo di lavoro e promuovere la condivisione degli incarichi. Lo scopo è quello di stimolare tutti gli impiegati per renderli partecipi dei successi aziendali. Questo approccio manageriale si basa su due elementi fondamentali:

1. Obiettivi
2. Risultati chiave

Gli OKR destinati ad ogni team o singolo collaboratore vengono concordati ogni tre mesi. Stabilito l’obiettivo si devono identificare le key results e pianificare i follow-up per l’allineamento. Al termine di un determinato periodo si devono misurare i risultati. In questa fase si valutano gli objectives utilizzando una scala di riferimento che va da 1 a 100. 

Questa metodologia indirizza tutta l’organizzazione verso la medesima direzione. La condivisione viene stimolata senza il ricorso di procedure complicate e il processo coinvolge tutti i team aziendali. In pratica, si scelgono prima gli obiettivi e poi si determinano i risultati chiave da raggiungere. In questo modo si possono pianificare tutte le attività necessarie per raggiungere lo scopo finale.

Generalmente i traguardi vengono stabiliti dai vertici aziendali secondo una logica top-down. Questo approccio innovativo, invece, integra il modello tradizionale con una vision bottom-up che incita il contributo dei dipendenti. Gli OKR, inoltre, sono pubblici e possono essere visionati da tutti  gli impiegati. La condivisione risolve alcuni problemi dell’impresa:

• Trasparenza
• Comunicazione interna
• Allineamento

Le realtà imprenditoriali che utilizzano una metodologia agile non hanno difficoltà con questo sistema. Il motivo è molto semplice: gli OKR non generano ansia da prestazione perché le responsabilità vengono redistribuite tra i vari livelli dell’organizzazione.

Differenza tra OKR e KPI

L’acronimo KPI ( Kei Performance Indicator ) indica una metodologia completamente contrapposta a quella promossa con gli OKR. La differenza principale riguarda la flessibilità perché con i key results i dipendenti possono intervenire in qualsiasi momento per contrastare un’eventuale difficoltà. I KPI, invece, sono molto più rigidi e si limitano solamente alla valutazione della performance individuale. Gli OKR valorizzano il processo intero e non il risultato finale. Un progetto particolarmente ambizioso, ad esempio, può considerarsi realizzato anche quando non vengono raggiunti tutti gli obiettivi.

Come funzionano?

Ogni trimestre il gruppo si riunisce col proprio team leader per valutare la crescita individuale e collettiva. Quando si devono stabilire delle nuove strategie si scelgono inizialmente gli obiettivi. Generalmente bastano 5 objectives per allineare tutti i dipendenti coinvolti e i traguardi stabiliti devono essere sempre misurabili.

Per ogni obiettivo si stabiliscono altrettanti key results e un owner che deve coordinare tutto il progetto. Trascorso il trimestre il team rivede il manager per esaminare lo sviluppo degli OKR. Conclusa questa fase vengono definiti i nuovi obiettivi per i tre mesi successivi. Per gestire l’allineamento si effettuano periodicamente dei follow-up, ma la maggior parte delle iniziative vengono gestite in perfetta autonomia da ogni dipendente. Gli obiettivi non devono essere completamente raggiunti. Il punteggio ideale si attesta sul 70% perché il vero scopo di questo approccio è spronare il miglioramento costante di tutti i profili aziendali. 

Come implementare gli OKR in azienda

La strategia di implementazione deve seguire una precisa tempistica. La sequenza temporale è fondamentale per questo processo che coinvolge tutti i livelli dell’organizzazione. Le fasi essenziali sono:

1. L’amministratore delegato definisce gli OKR annuali. Si occupa, in pratica, di delineare la direzione, i macro obiettivi e la mission dell’azienda a lungo termine.
2. Il CEO stabilisce anche gli OKR trimestali
3. I riporti diretti scelgono gli obiettivi principali e concordano le scadenze con la dirigenza
4. Il procedimento viene ripetuto a cascata secondo la logica bottom-up
5. I progressi individuali e di gruppo vengono valutati ogni tre mese
6. Al termine del trimestre vengono rivisti tutti gli OKR aziendali

Dedicando il tempo necessario ad ogni singola fase si collocano tutti gli OKR e si realizza il completo allineamento sui traguardi prefissati. In questo modo si evitano numerose riunioni e si risparmia del tempo prezioso da investire altrove.

Questa metodologia deve essere introdotta con calma perché i cambiamenti devono essere assimilati da tutti. Per iniziare si devono coinvolgere solo dei piccoli gruppi e così facendo si possono osservare le reazioni causate dal nuovo metodo. I test sono particolarmente adatti perché evidenziano tutte le criticità che possono sorgere durante l’implementazione. Gli OKR vengono concepiti per migliorare il processo di conseguimento di un obiettivo. Il raggiungimento dello scopo non è fondamentale e, per questo, vengono messi in conto anche dei fallimenti. 

Gli errori più comuni da evitare con gli OKR

Le aziende tradizionali possono avere più difficoltà con l’implementazione. In generale, l’adozione di questo modello non è immediata, ma un terreno fertile semplifica tutto il processo. Ecco alcuni elementi da considerare prima di adottare gli OKR:

• Vision aziendale chiara e condivisa
• Trasparenza organizzativa
• Cultura diffusa del feedback
• Parametri analizzabili e misurabili

Per fare dei passi avanti e stimolare i dipendenti si devono stabilire degli obiettivi realizzabili. Online si possono trovare molte risorse per ridurre gli errori che l’implementazione degli OKR comporta. Guide, video tutorial e case study possono fornire molte informazioni utili per chi vuole rinnovare il proprio modello organizzativo. Il web propone anche dei template precompilati che facilitano l’adozione del sistema.

I principali vantaggi

Gli OKR sono particolarmente indicati per i sistemi di lavoro che procedono per obiettivi. Promuovono l’autonomia dei collaboratori e stimolano la cooperazione tra tutti i reparti aziendali. Con questa metodologia il risultato finale passa in secondo piano perché viene privilegiato il processo stesso di conseguimento. Nel mercato contemporaneo una strategia che sostiene traguardi di lungo termine è destinata al fallimento perché non tiene conto dei numerosi mutamenti. La rivoluzione digitale e tecnologica procede molto più spedita rispetto alle innovazioni che hanno segnato il passato.

Ecco perché le aziende adottano un modello che prevede, invece, una notevole flessibilità. Gli OKR vengono valutati ogni trimestre per consentire ad un’impresa di restare al passo con le nuove tendenze, sfide ed esigenze del mercato. Vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi prioritari di questo modello:

• Promozione del coinvolgimento e del lavoro in team
• Messa a fuoco degli obiettivi
• Condivisione dei risultati
• Sostegno all’indipendenza professionale individuale

Conclusione

Gli OKR sono degli strumenti imprescindibili per le aziende che vogliono allineare gli obiettivi e i traguardi coinvolgendo tutta l’organizzazione. Stabilire uno scopo, pianificare le azioni da applicare e monitorare i progressi sono elementi essenziali per ogni impresa. Questo modello è innovativo perché privilegia la crescita professionale rispetto al bonus economico. Stimola la condivisione del lavoro e apporta benefici a tutta l’organizzazione. In uno scenario complesso e caratterizzato da tanti cambiamenti si devono adottare degli approcci più flessibili. Ecco perché gli OKR vengono adottati e implementati in numerose realtà imprenditoriali. Le dimensioni non sono importanti, ma possono rappresentare un ostacolo durante il processo di assimilazione del nuovo metodo di lavoro. Per questo le aziende devono promuovere una logica bottom-up che semplifica tutto il processo. Oggi questa metodologia può rappresentare un approccio strategico vincente per ogni realtà economica che vuole affrontare le avversità del mercato con versatilità e resilienza.