Cos’è il calendario editoriale e a cosa serve

Il calendario editoriale è uno strumento utilizzato nel Content Marketing per pianificare, programmare e gestire i contenuti in modo strategico e accurato. Precisamente, si tratta di un’attività di pianificazione che consente alle aziende di avere ampia consapevolezza del materiale da pubblicare e di quello già pubblicato all’interno del proprio sito web, in modo da poter organizzare al meglio il lavoro. La calendarizzazione è infatti un elemento indispensabile alla base di una buona strategia di marketing in quanto permette di stabilire in maniera precisa la pubblicazione dei contenuti pensati per una pagina web.

In generale, la programmazione può avvenire su base settimanale, mensile o anche annuale, così da consentire al team interno di avere un quadro generale di ciò che si dovrà fare. Le informazioni da inserire al suo interno sono diverse ma in linea di massima maggiori saranno i dettagli, minore sarà lo sforzo da parte team. Pertanto, il calendario editoriale è considerato uno strumento chiave per chi deve costruire una strategia editoriale, tanto più per chi lo vuole utilizzare anche per emergere tra i propri competitor.

Per poter creare un calendario di contenuti efficace per il proprio business online, è bene seguire degli step. Questi precedono la messa a terra del calendario vero e proprio e per questo sono particolarmente importanti. Più nel dettaglio è consigliato:  

• pensare nel lungo periodo: nelle strategie digitali pensare di settimana in settimana o di mese in mese, spesso è controproducente. La strada da percorrere è infatti quella della creazione di una strategia lunga almeno 6 mesi. 
• stabilire la frequenza: lo step successivo prevede di stabilire la frequenza con cui pubblicare il materiale prodotto. Non vi è una regola precisa ma ad influire è sicuramente la scelta del canale e il tipo di contenuto per il quale si opta (testo, video, immagine…). 
• distribuire i contenuti: una distribuzione ottimale dei contenuti consente agli utenti di carpire un senso di continuità e professionalità. Di conseguenza, l’azienda stessa sarà vista come una capace di offrire un servizio preciso ed efficiente, ma soprattutto costante nel tempo; 
• diversificare i contenuti: variare il materiale da condividere è importante per attirare nuovi utenti. Alcuni infatti sono più interessati a contenuti medio-lunghi come i blog post o le newsletter, altri invece sono più portati a leggere contenuti brevi ed intuitivi come i post sui social media. 

Una volta stabilite queste caratteristiche è possibile procedere alla stesura vera e propria del calendario editoriale.

Chiarito cosa è opportuno fare prima di iniziare a lavorare concretamente al calendario, è finalmente possibile passare alla sua struttura interna. Questi infatti si compone di diversi elementi, ognuno dei quali porta ad avere un’organizzazione redazionale precisa e, soprattutto, in linea con i bisogni di una determinata azienda o brand.

Tra gli elementi da inserire all’interno di un calendario editoriale troviamo: 

• la data: elemento alla base del calendario editoriale, questa indica il giorno di pubblicazione dei vari contenuti. Le pubblicazioni non hanno una regola precisa: possono essere giornaliere, settimanali o mensili a seconda delle proprie esigenze;
• il titolo: questo indica il tema specifico di quello che si va a pubblicare. Inserendolo all’interno del calendario è possibile diversificare i contenuti e trovare temi sempre nuovi ed accattivanti;
• il formato: in questa sezione viene stabilito il formato specifico del contenuto. Le alternative sono davvero numerose, basta scegliere quella che è più in linea con la comunicazione aziendale: un esempio sono i blog, i post per i social, i caroselli di immagini, ecc..
• il canale: questo elemento si ricollega al precedente. A seconda del formato del contenuto cambia anche il canale. È infatti un errore pensare che un determinato testo o immagine possa essere pubblicata indistintamente su qualunque canale;
• il redattore: colonna di particolare rilievo, questa vede al suo interno il nome della persona che si occuperà di scrivere o creare il contenuto. Così facendo, nel caso in cui vi siano più elementi a lavorare sullo stesso piano editoriale, ognuno di loro avrà sempre chiaro cosa dovrà fare; 
• le keyword: fondamentali per l’ottimizzazione per i motori di ricerca, le parole chiave primarie e secondarie vengono scritte nel calendario editoriale per far capire al redattore quali inserire e il loro grado di importanza;
• le fonti: in questa sezione ad essere inserite sono le fonti principali dalle quali i redattori dovranno partire per dare vita ai contenuti. Anche questo elemento è essenziale per ridurre al minimo il margine di errore. 
• i contenuti multimediali: questa sezione contiene le immagini o i video da utilizzare negli articoli o nei blog; 
• il testo: questa voce presenta il contenuto vero e proprio. Se si parla di un post per i social media si può inserire il contenuto vero e proprio, se invece si tratta di un blog, è meglio inserire un abstract o un bullet point che contenga le informazioni principali. 

Programmare la propria strategia editoriale è possibile grazie ad alcune piattaforme online – ed offline – che permettono di gestire al meglio il proprio lavoro e i propri contenuti. Tra queste troviamo: 

• Trello: piattaforma ad hoc per il Content Marketing, è ideale per la gestione di progetti individuali e collaborativi, con checklist interattive e un format davvero di facile utilizzo;
• Excel o fogli google: grazie all’organizzazione in celle è possibile creare un calendario editoriale inserendo gli elementi importanti e impostando anche colori di celle diverse per poter organizzare al meglio i contenuti;
• Google calendar: la struttura a calendario è la sua caratteristica principale, consentendo di suddividere i contenuti in giorni, mesi o anni in modo facile e veloce. La possibilità di creare calendari condivisi inoltre permette ai membri del team di visualizzare le scadenze e modificare secondo le esigenze;
• Asana: questa piattaforma permette di visualizzare i contenuti personali o quelli condivisi con il team, a seconda delle preferenze di ognuno. Inoltre, una serie di filtri permette di navigare in modo veloce tra i vari progetti, rimanendo sempre in pari con le scadenze.

Ognuna di queste piattaforme ha caratteristiche proprie e particolari, è dunque importante individuare quelle più importanti per la propria azienda e scegliere quella più adatta alle proprie specifiche esigenze.

Creare un calendario editoriale è un’attività fondamentale per le aziende che vogliono ottimizzare la propria strategia di marketing in quanto consente di monitorare in modo preciso e dettagliato i contenuti da pubblicare. Grazie ai vari strumenti disponibili è, infatti, possibile per un brand o una società stabilire la pianificazione del materiale a lungo termine con un elevato livello di coerenza e precisione. Solo così sarà possibile pensare di raggiungere un numero di utenti elevato e soprattutto emergere all’interno del proprio settore. 

Inoltre, come ultima cosa è bene ricordare che un calendario editoriale, una volta fatto, può sempre essere rivisto partendo da quelle che sono le esigenze aziendali. La sua flessibilità consente ai team di lavoro di apportare le modifiche necessarie superando o accantonando i normali imprevisti che possono sorgere durante il corso del tempo.