Come interagire, scambiarsi documenti, idee e contributi con i propri colleghi. In maniera semplice!

Una delle startup più interessanti del 2013 ha creato uno strumento che è già entrato nell’uso comune di tantissimi team. Si tratta di Slack, uno dei migliori integratori di messaggistica online.

PRE-SLACK

Una delle componenti fondamentali che caratterizzano i team di successo è quella di riuscire a comunicare ad ogni membro le strategie, i piani d’azione, gli aggiornamenti, ecc. in tempo reale e nel modo più semplice e veloce possibile. L’interazione efficiente delle persone rende il team efficace e gli permette di raggiungere i propri obiettivi contenendo i tempi di realizzo e senza perdere per strada alcun dettaglio, dal più piccolo al più grande.

Prima di utilizzare Slack, ho provato diversi metodi di messaggistica online e il risultato è sempre stato, per alcuni versi, disastroso.

Il mezzo forse più comune per scambiare messaggi formali e non all’interno di un ufficio rimangono le e-mail. Tantissime e-mail. Così tante che anziché mettere ordine finiscono al contrario per fare confusione.

Le e-mail sono comode perché permettono di rimanere sempre concentrati sul desktop e, soprattutto, perché tutti ne sono provvisti. Il problema è che proprio per questo spesso se ne abusa l’utilizzo, si aumenta la confusione e si rischia perdere nel marasma di messaggi comunicazioni importanti, magari quelle provenienti dai clienti. Inoltre, non sono ovviamente pensate per la messaggistica live, quindi non permettono una vera e propria discussione.

Alcune società hanno quindi provato ad utilizzare anche Skype. È supportato da tutti i principali device, anche mobile, e permette di effettuare tutte le suddette operazioni. Unici piccoli problemi: il sistema è continuamente instabile, si verificano spesso crash, alcune notifiche vengono perse (poiché spesso segnate senza motivo come “lette”). Inoltre fino a poco tempo fa l’upload e download dei file era piuttosto lento, perché basato su un classico sistema P2P, peer-to-peer.

L’ILLUMINAZIONE

Poi è arrivato Slack. Slack non è solo un sistema di messaggistica, ma integra tantissimi servizi. E, novità delle novità, lo fa in maniera semplice. Primo: è disponibile sia in versione desktop e sia mobile app (anche se non è ancora disponibile una versione nativa per Windows phone). Insomma è facilmente utilizzabile sia in ufficio sia in viaggio. E ancora, è un ottimo mezzo per tenere ordinati tutti i documenti condivisi con i colleghi. Ad esempio: avete scritto un articolo che va riletto prima di essere pubblicato sul blog? Lo postate su Slack e automaticamente ognuno dei componenti può: visualizzarne l’anteprima, commentarlo su un canale di discussione relativo al documento stesso, senza di conseguenza “sporcare” la chat principale, con dividerlo su altri canali, archiviarlo, ecc.

Non solo, Slack può essere integrato con altre centinaia di servizi. Anziché ricevere notifiche continue da Trello, Google Drive, Mailchimp, Twitter, Dropbox, e tantissimi altri strumenti simili, potrete indirizzare le comunicazioni direttamente su Slack, per visualizzarle in maniera integrata ed essere sempre aggiornati in tempo reale su ciò che sta producendo il team. In un unico posto. Senza dover aprire 10 diverse applicazioni.

COME FUNZIONA

Il cuore di Slack è nella barra di comando, dalla quale si possono gestire praticamente tutte le funzionalità. Digitando il carattere “/” viene mostrata automaticamente una piccola finestra dove sono elencati i principali comandi eseguibili, la cui lista completa è raggiungibile scrivendo “/keys”. La serie di possibilità è davvero impressionante. Inoltre potrete taggare i componenti del team, o evidenziare una parola del messaggio mettendola in grassetto semplicemente digitandola al centro di due asterischi.

All’interno di ogni team ci sarà poi un profilo sempre connesso, denominato slackboat, che gira in background e vi darà una mano a gestire ad esempio le scadenze. Potrete infatti digitare nella barra un “remind me on inserire_data to inserire_comando”. Ad esempio: “remind me on 25/10/2015 to chiamare Daniele”. Slackboat vi avvertirà della scadenza sia via e-mail sia, ovviamente, su Slack.

La seconda anima del servizio sono invece i canali. Si possono creare infiniti gruppi di discussione, rendendoli privati ad un numero ristretto di membri del team o al contrario aprendoli a tutti. L’importanza dei canali è sottolineata dallo spazio che occupano graficamente all’interno dell’app. Circa un terzo, sulla sinistra. Il resto è occupato invece dalla chat e, a scomparsa, dagli altri servizi. In alto a destra potrete anche cercare velocemente i tag in cui comparite, i messaggi che avete salvato come preferiti e tutti i file scambiati attraverso Slack.

LA STARTUP

La cosa eccezionale di Slack è che è in continua evoluzione e, a tutti gli effetti, ancora in fase di startup. La sua prima versione beta è uscita solo due anni fa, ma è già stata valutata per più di un miliardo di Euro, e conta più di 30.000 team di varia dimensione iscritti. Del resto, il giorno in cui è stato annunciato il rilascio della prima beta pubblica, gli iscritti erano già 8.000. 15.000 alla fine della seconda settimana. Ok, il fondatore, Stewart Butterfield, aveva fondato precedentemente anche flickr, non proprio una banalità, ma sono comunque numeri molto importanti. E la strategia di lancio è stata davvero semplice, basata essenzialmente sul passaparola e tantissimo supporto ai clienti per risolvere in tempo reale ogni necessità. E interagendo realmente con loro. Rispondere a circa 10.000 tweet al mese è lavoro di un team dedicato! Oggi sono 18 persone demandate al supporto clienti, di cui sei 24/7 su twitter.

Questo ha fruttato un dato importante. Dei team che hanno raggiunto i 2.000 messaggi scambiati, il 93% ha continuato ad usare Slack. Insomma i team che hanno davvero provato Slack l’hanno fatta propria.

Quello di Lacerba è uno di questi. Slack è entrato così tanto nel nostro uso comune da spingerci ad utilizzarlo al posto di whatsapp anche nelle nostre chat private. Vero, siamo fondamentalmente un gruppo di amici, ma questo da l'idea dell'utilità e praticità di questo tool.

Startup che usano tools fatti da startup. Il futuro è nostro!